Veri*Factu se aplaza otra vez: lo que no se aplaza es guardar las facturas

El lunes 5 de octubre el Ministerio de Hacienda anunció que vuelve a ampliar el plazo para adaptar los programas de facturación. Es la tercera vez que esa fecha se mueve.

Si usted lleva la gestión de una cooperativa, de una almazara o de una bodega, la noticia se lee en dos segundos y deja una pregunta que no se resuelve tan rápido: ¿entonces qué hay que hacer ahora? Separemos lo que está publicado de lo que solo está anunciado. Y después, lo que no se ha movido ni una semana.

Lo que está en el BOE y lo que todavía no

Lo que sí está publicado

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, modificó el Real Decreto 1007/2023 y dejó los plazos así: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades —ahí entran las cooperativas y la mayoría de las sociedades del sector— deben tener su programa de facturación adaptado antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027. Eso es lo que sigue diciendo hoy la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Lo que se ha anunciado y aún no es norma

La comunicación del 5 de octubre habla de una previsión de ampliación del plazo, para hacerla coincidir con la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria entre empresas. Las informaciones publicadas apuntan a octubre de 2028.

Una previsión no es una norma. Mientras no se publique el texto que lo cambie, las fechas en vigor son las de arriba. Tómelo como un aviso serio de que habrá más margen, no como un plazo nuevo del que ya pueda fiarse.

Dicho con claridad: no corra, pero tampoco guarde el asunto en un cajón.

Y no es improvisación. El mismo 5 de octubre se publicó en el BOE la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula la solución pública de facturación electrónica. Que las dos obligaciones lleguen juntas tiene sentido; cambiar el programa en enero y volver a cambiarlo año y medio después, no lo tenía.

La obligación que no se ha movido nunca

Aquí está el punto que casi nadie mira cuando sale una noticia de aplazamiento. Todo este baile de fechas va de cómo se emite una factura. No va de qué pasa con ella después. Y esa segunda parte lleva años en vigor, no se ha aplazado nunca y es la que más tiempo hace perder cuando aparece una inspección o una auditoría.

Qué hay que guardar

El artículo 19.1 del Real Decreto 1619/2012, el reglamento de facturación, lo enumera sin rodeos: las facturas recibidas, las copias o matrices de las expedidas, los justificantes contables del IVA soportado, los documentos de las importaciones y —esto es lo que aquí importa— los recibos del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca: el original por parte de quien lo expide, y la copia por parte del titular de la explotación.

Fíjese en ese último punto. El recibo que la cooperativa o la almazara expide al socio no es un papel de trámite: la norma obliga a conservarlo en su original, igual que una factura.

Cuánto tiempo

Es la pregunta que se responde mal con más frecuencia: hay tres plazos conviviendo y no son el mismo.

El que manda en la práctica es el de seis años del Código de Comercio: es el más largo y cuenta desde el último asiento, no desde la fecha de la factura. Quien tira el albarán de una campaña a los cuatro años porque «ya ha prescrito» se equivoca de norma.

Y hay casos en que el plazo fiscal se estira más, por ejemplo si se compensan bases imponibles negativas de ejercicios anteriores. Pregúnteselo a su asesoría antes de vaciar un armario.

Y poder enseñarlo cuando lo pidan

Guardarlo no basta. El artículo 22 del mismo reglamento permite elegir dónde se conservan, con una condición: que ante cualquier solicitud se ponga a disposición de la Administración, «sin demora injustificada», toda la documentación conservada.

«Sin demora injustificada» no viene con un número de días al lado, y por eso es exigente: el tiempo que usted tarde en encontrar el albarán de una descarga de hace tres campañas es parte del cumplimiento, no un problema doméstico suyo.

El artículo 21.1 añade la otra mitad: si se conserva por medios electrónicos, hay que asegurar la legibilidad en el formato original en el que se recibió o se remitió, con sus datos asociados. Un PDF reimpreso y vuelto a escanear ya no es el formato original.

Cómo se guarda hoy en la mayoría de los sitios

Piense dónde está ahora mismo la factura del abono de la campaña pasada.

Llegó por correo a una dirección que mira una persona, que la reenvió a administración. Alguien la descargó, la guardó en una carpeta de red con el nombre que traía de origen —algo como FRA-2025-0098812.pdf— y la contabilizó. El PDF está. Encontrarlo dos años después depende de que alguien recuerde de qué proveedor era y en qué carpeta lo puso.

Con los albaranes de báscula pasa lo mismo, en papel y multiplicado por mil. Con las actas del consejo, igual. Con los contratos de socio, peor: se firman una vez y se buscan diez años después. El sistema funciona mientras la persona que lo montó siga en la casa y nadie tenga prisa.

Por qué la carpeta de red se queda corta

No porque esté mal hecha: fue una decisión razonable y en muchas cooperativas sigue resolviendo el día a día. Se queda corta por tres cosas concretas.

No busca por dentro. Busca por el nombre del fichero. Si lo que usted recuerda es el número de albarán, la matrícula del camión o el nombre del socio, y eso está impreso dentro del PDF, la carpeta no le sirve.

No sabe que un documento caduca. Un seguro, un carné de aplicador, la inspección de un equipo de aplicación: todos tienen fecha de fin y ninguna carpeta avisa.

No deja constancia. Si una factura desaparece, no hay forma de saber quién la movió ni cuándo. Y en una auditoría, demostrar quién aprobó qué vale tanto como tener el documento.

Qué resuelve un gestor documental, y cuándo no hace falta

Es el archivo de la cooperativa con tres cosas que la carpeta no tiene. Los documentos entran solos, desde el correo, desde el escáner o desde una carpeta de red que ya exista. Se buscan por lo que pone dentro, no por el nombre del fichero, también en lo que llegó escaneado. Y queda constancia: quién vio, cambió o firmó cada documento y cuándo, con circuitos de aprobación y un calendario de caducidades que avisa antes y no después.

Cada documento queda enlazado a su socio, su proveedor, su albarán o su factura. Y convive con el programa de gestión que usted ya tenga: no hay que cambiarlo todo de golpe.

Cuándo no le hace falta

Si usted es una explotación familiar que emite veinte facturas al año y recibe cuarenta, con un archivo que cabe en dos cajas, no necesita un gestor documental: necesita una carpeta ordenada por años y una copia de seguridad que alguien compruebe. Si lo que le aprieta es el cuaderno de campo, tampoco: eso es otro asunto, con su propia herramienta y su propia fecha.

Empieza a compensar cuando hay varias personas tocando los mismos papeles, cuando hay documentos que caducan y a nadie le corresponde vigilarlos, o cuando la última auditoría costó una semana de buscar carpetas. Si no se reconoce en ninguna de las tres, aún no le toca.

Qué hace falta para montarlo bien

Estos proyectos no fracasan por el programa, sino por tres cosas que hay que decidir antes de empezar.

Quién fija los tipos de documento. Acta, contrato de socio, albarán de entrada, factura recibida, seguro, carné. Son pocos y hay que decidirlos al principio, porque de ahí cuelga todo lo demás. Media mañana con la persona que hoy archiva.

Qué se sube del pasado y qué no. La tentación es digitalizarlo todo y casi nunca merece la pena. Lo que funciona: los tres últimos ejercicios completos, más los contratos de socio y las actas, que son documentos vivos aunque tengan veinte años.

Quién aprueba qué. Si hoy una factura la ve el jefe de patio y la autoriza gerencia, eso hay que escribirlo tal como es. Un circuito que no se parece a cómo trabaja la casa se salta a la semana.

Sobre el coste: depende de si se instala en la nube o en sus propios servidores, no de cuántas personas vayan a tocar los papeles. Pídanos una propuesta para su caso.

Qué puede hacer usted mañana, sin contratar nada

Uno. Coja el último albarán de la campaña 2023-2024 y cronometre lo que tarda en tenerlo delante. Ese número es su respuesta real a la expresión «sin demora injustificada».

Dos. Haga la lista de los documentos que caducan —seguros, carnés de aplicador, inspecciones de equipos, contratos con fecha de fin— y ponga al lado quién vigila cada uno. Las líneas sin nombre son el problema.

Tres. Compruebe que los recibos del régimen especial de agricultura que usted expide a los socios se conservan como originales, y no solo apuntados en el programa de gestión.

Cuatro. Pregunte a su asesoría cuántos ejercicios tiene que poder enseñar hoy. Cinco minutos, y la respuesta decide qué se puede tirar y qué no.

El plazo de la facturación se ha movido otra vez y es probable que vuelva a moverse. El del archivo lleva años quieto. Conviene aprovechar el margen que acaba de aparecer para ordenar lo segundo, que no depende de ninguna fecha que anuncien en octubre.

Preguntas frecuentes

¿Y la multa de 150.000 euros?

Está mal atribuida casi siempre. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria reserva los 150.000 euros por ejercicio a quien fabrica, produce o comercializa un programa que no cumple. A quien simplemente lo tiene y lo usa le corresponden 50.000 euros por ejercicio. No es lo mismo.

¿Esto tiene algo que ver con el cuaderno de campo?

Son obligaciones distintas. El registro de tratamientos fitosanitarios tiene su propia fecha —el papel se admite hasta el 31 de diciembre de 2026— y su propio plazo, tres años. Coinciden en una cosa: lo que se pide es poder enseñar un dato cuando alguien lo reclama.