En campaña, la oficina no para.
Entran facturas de proveedor, entran albaranes del almacén, y el banco hay que cuadrarlo igual que todos los meses. Nada de eso aporta nada al negocio, pero si no se hace, el cierre no sale.
El programa ya puede hacer la parte pesada de ese trabajo.
Teclear menos
Facturas de proveedor
El programa lee la factura y le presenta el asiento hecho: proveedor, importes, cuentas. Usted lo revisa, corrige si hace falta y aprueba. A partir de ahí, contabilizado.
Lo que antes era teclear, ahora es revisar. Y revisar se hace en un minuto.
Albaranes de entrada
El albarán del proveedor viene con los códigos y las descripciones del proveedor, no con los suyos. Alguien tiene que traducirlo cada vez.
Ahora entra ya convertido a los artículos de su empresa. Usted comprueba la equivalencia y sigue adelante.
Cuadre del banco
El cuadre de siempre casa por fecha e importe. Cuando el importe no viene exacto o la fecha baila unos días, el movimiento queda descolgado y hay que mirarlo a mano.
Este además mira el concepto. Muchos de esos casos que antes quedaban sueltos ahora salen casados.
Preguntar en vez de buscar
Preguntarle al propio programa
Treinta años atendiendo almazaras, cooperativas y bodegas dejan mucho conocimiento acumulado sobre cómo se hace cada cosa. Ese conocimiento ahora está dentro.
No hace falta esperar a que vuelva la persona que sabe hacerlo, ni llamar por algo que se resuelve en dos minutos.
Preguntarle a sus datos
«¿Cuántos vales entregué la semana pasada?» Se escribe así, tal cual, y el programa contesta con el dato.
Para las preguntas que salen sobre la marcha: antes de una reunión, antes de una llamada, antes de un consejo rector.
Y el socio, desde el portal
Sus socios pueden consultar lo suyo directamente: kilos entregados, entradas, situación de la campaña.
En campaña el cuello de botella de la oficina es el teléfono. Cada socio que lo mira él es una llamada menos.
Quién manda sigue siendo usted
Es la pregunta que hace todo el mundo, y la respuesta es la misma en los seis casos: el programa propone y una persona aprueba.
Nada entra en la contabilidad sin que alguien lo haya visto y lo haya dado por bueno. No hay ningún proceso que contabilice por su cuenta, ni de noche, ni en lote, ni «por comodidad». Si algo llega mal leído, se corrige antes de aprobar y ya está: no hay nada que rectificar después.
Qué pasa con sus documentos
Antes de procesar una factura o un albarán se le quitan el nombre del proveedor, el NIF, la dirección y cualquier dato que permita saber de qué proveedor se trata.
Los importes y los conceptos sí se procesan, porque son precisamente lo que hay que leer. Lo decimos claro para que nadie se lleve una sorpresa después: lo que no sale de su casa es la identidad de con quién trabaja usted.
Qué no hace
- No contabiliza solo. Siempre aprueba una persona.
- No sustituye a su asesor. Propone asientos; las decisiones fiscales siguen siendo suyas y de quien le asesora.
- No hace magia con un papel ilegible. Un albarán arrugado y fotografiado de cualquier manera da más trabajo que uno en condiciones.
En campaña es cuando entran más albaranes, más facturas y más llamadas de socios, y cuando menos gente hay libre para atenderlos. Por eso el momento de verlo funcionando es antes de que empiece, no en mitad del patio lleno.
Preguntas frecuentes
¿Esto es inteligencia artificial?
Sí. Y dicho eso, es la parte menos importante. Lo que cambia su día a día no es con qué está hecho, sino que deja de teclear facturas y albaranes, que el banco cuadra mejor y que puede preguntarle cosas al programa. Cómo funcione por dentro es problema nuestro.
La diferencia con lo que ha visto por ahí es que aquí no decide nada por su cuenta: propone, y usted aprueba.
¿Y si se equivoca?
Se equivoca, como se equivoca cualquiera tecleando. Por eso el paso de aprobación no es opcional ni se puede quitar: usted ve lo que ha entendido antes de que entre en la contabilidad, y lo corrige si hace falta.
Un error detectado antes de aprobar no es un error, es una corrección. Los que duelen son los que aparecen en el cierre.
¿Tengo que cambiar de programa?
No. Va dentro del que ya usa. No hay migración, ni un programa nuevo que aprender, ni otra pantalla donde entrar: es el mismo sitio de siempre haciendo más trabajo.
¿Se puede probar antes?
Sí, y es la única forma sensata de decidirlo. Traiga tres o cuatro facturas y albaranes reales de los que entran en su casa y véalo con ellos. Con documentos de ejemplo no se entera uno de nada.
Véalo con sus propios documentos
La forma rápida de saber si esto le sirve es traer tres o cuatro facturas y albaranes reales de los que entran en su casa y ver qué hace con ellos. En una reunión corta se sale de dudas.
Más allá del ERP
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